Представительские расходы – соблазн или необходимость

17 Декабря 2012  |  Рабочие будни

 

Представительские расходы – соблазн или необходимость

В современном бизнесе очень многое строится на так называемом межличностном общении. Со своими коллегами, партнерами и особенно клиентами нужно дружить. Подарки к праздникам, проведение деловых переговоров и светских раутов, оказание знаков внимания – все это необходимые инструменты налаживания и поддержания хороших взаимоотношений. Но это не бесплатные инструменты, которые требуют финансирования, как та же закупка материалов, зарплата и прочие статьи расходов. Называется эта статья – представительские расходы.

Многие работодатели сталкиваются с непростым решением, как организовать выделение представительских, чтобы при этом не столкнуться с банальным воровством со стороны сотрудников. Ведь не будешь же каждый раз проверять, куда было потрачено очередные 300 рублей, и была ли эта трата оправданной. С другой стороны, сотруднику вряд ли будет удобно каждый раз согласовывать небольшие потребительские затраты. Порой, это занимает не один день, и в итоге они просто становятся неактуальными.

Чтобы решить подобную дилемму, нужно ввести однозначные «правила игры», которые не должны нарушаться ни работодателем, ни сотрудником, получившим допуск к представительским фондам. Прежде всего, это статьи расходов, на которые тот или иной сотрудник имеет право. Во-вторых – четкие границы допустимых сумм. Третье – форма отчетности в плане предоставления бухгалтерских документов. Немаловажную роль играет и последующий анализ затрат за период. Обычно, «левые» отчеты очень четко прослеживаются и выпадают из традиционных представительских расходов.

Огромное значение имеет выбор тех сотрудников, кому будет дано право распоряжаться подобной статьей. Это не может и не должен быть новичок. Это должен быть проверенный сотрудник, достаточно лояльный и ответственный. Но уж если вы доверили кому то подобные фонды, не стоит потом с пристрастием контролировать каждый потраченный рубль, ну или это делать неявно, не вызывая у сотрудника негативной реакции.

Представительские расходы, вернее система их получения и распределения, должны быть обязательно. Но это должно быть организовано не менее тщательно, как, например, закупки в снабжении или затраты на логистику.

Комментарии

Написать комментарий